Безплатен Генератор на Фактури (PDF)

Какво е генератор на фактури? (Всичко, което трябва да знаете)

Генераторът на фактури е онлайн инструмент, който позволява на малките и дребни бизнеси, фрийлансърите и работещите на свободна практика бързо да създават фактури, само с няколко клика. Генераторът на фактури работи със стандартно форматиране, дизайн и съдържание, като по този начин процесът по фактуриране се извършва ефективно и бързо.

Този тип софтуер предлага множество различни видове фактури, които потребителят може да избира според своите счетоводни нужди. Основната функция на генератора на фактури е да ускори и да стандартизира дейностите по фактурирането. Въпреки това, генераторът на фактури е различен от програмата за фактуриране. Разликите между тях са изведени в следващата таблица:

Програма за фактуриране(опитайте безплатно)	Генератор на фактури
Програмата за фактуриране включва подробни статистики и интегрирани оперативни модули. Така потребителят може да види анализи и данни, които ще му помогнат да разбира и да взема решения за своя бизнес по-добре.	Генераторът на фактури не включва статистики и интегрирани оперативни модули. Този софтуер е разработен, само за да създава фактури.
Програмата за фактуриране има функция да съхранява информация, свързана с потребителите (база данни). Това включва данни като име и адрес на клиент, които по всяко време могат да бъдат извлечени и използвани при фактуриране.	Генераторът на фактури няма функция да съхранява данни за клиенти. Това означава, че ще трябва саморъчно да поддържате таблица с информацията за клиентите.
Чрез програмата за фактуриране може да изпращате периодични фактури. За целта задавате периода на фактурата - всеки ден, всяка седмица, месечно или годишно, а също и на конкретни дати.	Генераторът на фактури не може да изпраща периодични фактури. Всеки път, когато трябва да бъде изпратена фактура, тя ще трябва да се попълни ръчно.
Програмата за фактуриране има инвентарен модул. Това означава, че може да управлявате и да поддържате данни за складова наличност и да следите продажбите. Например, ако съставите фактура за 2 броя от продукт А, то програмата автоматично ще намали бройката на продукт А в данните за склада.	Генераторът на фактури няма инвентарен модул. С други думи, ще се наложи ръчно да обновявате данните за наличността след всяка продажба. Това може да се окаже доста вреемък процес.
Програмата за фактуриране дава възможност за съхраняване на данни във формат за многократно използване. Фактурите могат да се генерират, изпращат и съхраняват в облачната операционна система.	Генераторът на фактури не съхранява данни във формат за многократно използване. Това значи, че при всяко създаване на нова фактура ще трябва ръчно да я форматирате. Иначе казано - функционалностите на този софтуер са ограничени само до генериране на фактури в PDF и Excel формат.
Програмата за фактуриране се поддържа от облачен сървър за съхранение на данни. Това ви позволява да запазвате оперативните си данни.	Генераторът на фактури не използва облачен сървър.

Програмата за фактуриране е достатъчно напреднала и осигурява на бизнеса възможност да използва оперативни модули, като например анализи и вземане на информирани решения. Това е различно от софтуера за генериране на фактури, тъй като генераторът е ограничен само до фактури в Excel или PDF формат. Важно е да се отбележи, че и двата софтуера са полезни ресурси за бизнеса и именно на неговия мениджмънт се пада да оцени тяхната приложимост и полезност, преди да избере един от двата варианта.

По-нататък ще обсъдим кои бизнеси трябва да изберат програма за фактуриране и кои - генератор на фактури.

Кои бизнеси си струва да обмислят използването на генератор на фактури?

Генераторът на фактури е подходящ за фрийлансъри, заети на свободна практика, малки и средни предприятия, които издават само няколко фактури на месец. Причината е, че процесът на генериране на фактури с този софтуер е сравнително по-бавен. Необходимо е да се отчетат и разходите за времето, отделено за изпращане на фактурата и осчетоводяването й. Освен това ще трябва ръчно да коригирате инвентара и други елементи, след като продажбите са извършени. От друга страна, програмата за фактуриране е много по-бърза, като цената й е 9,70 лв. на месец. Редно е да се обмислят и сравнят разходите и ползите, а след това да се вземе разумното решение.

Кои бизнеси си струва да обмислят използването на програмата за фактуриране?

Програмата за фактуриране е структурирана и работи бързо, използвайки различни функционални модули. Тези модули са интегрирани и водят до по-висока ефективност на бизнес операциите. Например, ако извършите продажба, инвентарният модел се актуализира автоматично. Програмата за фактуриране е идеалното решение за фирми, които всеки ден изпращат множество фактури. Подходяща е и за бизнеси с периодични приходи. Да вземем за пример фирма, която се занимава с инвестиционни имоти. В тази индустрия фирмата обикновено събира приходи от наем от едни и същи наематели и на една и съща дата. Настройването на периодични фактури чрез функциите на програмата ще доведе до по-бързо събиране на приходите, а оттам и до по-висока ефективност на бизнеса като цяло.

Изборът между двата софтуера зависи от вашите нужди. Ако планирате да изпълнявате различни оперативни задачи във всекидневната си дейност с помощта на софтуер, то е логично да изберете програмата за фактуриране. Ако обаче имате намерение да използвате софтуер, ограничен само до изпращането на фактури, то генераторът на фактури е по-разумен избор за вас.

Ако решите да изберете генератор на фактури, ето кои фактори трябва да имате предвид.

Как да изберете най-добрия генератор на фактури

Има много фактори, които следва да обмислите, преди да изберете генератор на фактури. Тези фактори включват простота (да е лесен за използване), опции за генериране на различни документи, като например проформа фактури, ценови оферти, дебитни или кредитни известия, съвместимост с мобилни устройства и компютри с различни операционни системи. По-долу ще разгледаме съответните подробности:

• Простота

  В това отношение генераторът на фактури е много удобен. Въвеждането на данни всеки път, когато трябва да генерирате фактура, е лесно. Ето защо този софтуер е лесен за използване и времето за издаване на фактури може максимално да се съкрати.

• Възможност за генериране на документи

  Генераторът на фактури може да създава други подобни бизнес документи, като проформа фактури, дебитни или кредитни известния и други. Навярно на малките бизнеси не им се налага често да използват такива документи. Все пак, за да избегнете евентуални проблеми, вие трябва да разполагате с тях, затова е полезно да имате начин да ги създавате при нужда.

  Също така, софтуерът на генератора трябва да е съвместим с всички операционни системи за настолни и мобилни устройства, като Mac и PC.

  Най-голямото предимство на генератора на фактури е, че е безплатен. И докато разходите за бизнеса са нула, някои функционалности могат да бъдат ограничени.

Обратно, програмата за фактуриране е снабдена с усъвършенствани функции и интегрирани модули. Ето и кратко представяне на някои от тях:

• Модул за фактуриране

  Този модул служи за изпращане на фактури, коригиране на салдата на плащанията, изпращане на напомняния и ценови оферти, както и на дебитни и кредитни известия.

• Модул за управление на клиенти

  Това е един от най-важните модули, с който да управлявате клиентите си.

• Инвентарен модул за управление на наличности

  С този модул може изцяло да поддържате и да управлявате складовите си наличности.

• Модул за периодични фактури

  Този модул ви дава възможност за управление на периодични фактури - от автоматично издаване до изпращането им до вашите клиенти на месечна или годишна база.

Заключение

Генераторът на фактури е безплатен инструмент, използван най-вече от фрийлансъри и малки бизнеси. Софтуерът не съхранява фактури във формат, който да позволи повторното им използване, и не разполага с усъвършенствани функционалности. Няма модул за периодични фактури, не поддържа клиентска база данни и други по-сложни функции за фактуриране. Той е ограничен само до генериране на фактури в Excel или PDF формат.

Ако един бизнес обмисля дали да избере програма за фактуриране или пък генератор на фактури, то факторът с най-голяма тежест за решението трябва да е сложността и мащаба на самия процес. В такъв случай е препоръчително да изберете програма за фактуриране. С този софтуер процесът на фактуриране е бърз и рационализиран, тъй като функционалните модули са интегрирани и водят до оперативна ефективност. За да използвате този софтуер обаче, е нужно да заплатите 9,70 лв. на месец.

Ако бизнесът се насочи към генератор на фактури, изборът ще е обусловен от факта, че генераторът е лесен за използване и има възможност за изготвяне на други документи, като проформа фактури, ценови оферти, разчети, дебитни и кредитни известия.

Често Задавани Въпроси

Какво е PDF генератор на фактури?

Това е софтуер, който създава фактури в PDF формат. Предимството на фактурите в PDF файлове е, че те могат веднага да бъдат изпратени по имейл като прикачен файл.

Какво е генератор на фактури в Excel?

Това е генератор на фактури, който запазва фактурите в Excel формат. Главното предимство на фактурите в Excel формат е, че могат да бъдат редактирани и променени спрямо нуждите ви. Все пак, редно е да допълним, че фактура, изпратена в PDF формат, оставя повече от добро впечатление на клиента, отколкото фактура в Excel.

Кой трябва да използва генератор на фактури?

Генераторът на фактури е идеалният вариант за работещи на свободна практика и малки фирми, които изготвят само няколко фактури за определен период от време. Причината е, че тези системи са сравнително по-бавни и изискват повече енергия. Ако във вашата дейност се налага често да изпращате на фактури, тогава е по-изгодно да използвате програма за фактуриране.

Безплатен ли е генераторът на фактури?

Генераторът на фактури е безплатен, но недостатъкът му е, че е предназначен само за малки предприятия, които изпращат по няколко фактури за даден период. Генераторът не е удачно решение, ако искате да получите достъп до усъвършенствани и интегрирани счетоводни модули. Вместо него, изберете програма за фактуриране, защото тя е разработена с усъвършенствани функции, като например управление на складова наличност и клиенти, периодични фактури и изготвяне на доклади.

Как да издам фактура за компания

Като собственик на бизнес е необходимо да следите услугите или продуктите, които предоставяте на клиентите си. Това означава да отбележите цената, количеството, начина на плащане и друга подобна информация.

Използването на фактури е идеалният начин да имате всички съществени подробности за трансакцията между Вас и клиента Ви.

Тези фактури също са полезни, когато изготвяте финансовия си отчет, правите одити, подавате данъчни декларации или просто като проверявате колко е нараснал Вашият бизнес. В допълнение, те са доказателство за трансакцията както за Вас, така и за Вашия клиент.

Издаването на фактура включва следните стъпки:

Избиране на бланка за фактура*

Изборът на правилната бланка за фактура зависи от това какви услуги предлагате или какви продукти продавате. Препоръчително е да изберете бланката, която отговаря на Вашата бизнес тема или на идентичността на марката Ви по отношение на цвят, стил и размер на шрифта.

Една естетически приятна и професионално изглеждаща фактура е много вероятно да помогне за повишаване на имиджа на Вашата компания. Освен това, трябва да е ясно, че това е фактура, която Вашите клиенти ще получат. Това означава да се пазите от ненужно пълни или прекалено подробни бланки.

Добавете логото на фирмата си и надписа към фактурата. Не претрупвайте фактурата си с твърде много информация. Нека бъде ясно, точно и оригинално.

Добави продукти и услуги

Попълнете продуктите или услугите, за които сте се договорили с клиента, в предназначените за това места във фактурата. Ако е необходимо, добавете кратки описания на Вашите услуги/продукти до толкова, до колкото да уведомите клиентите си за какво плащат.

Уверете се, че информацията за това, което предлагате, е точна, за да избегнете излишни запитвания от Вашите клиенти или ненужен стрес. Неправилното описване на Вашите услуги или продукти може да доведе до забавено плащане, влошени отношения с клиенти и цялостно възпрепятстване на Вашия бизнес.

Включете важните детайли (информация за фирмата, информация за плащането и информация за клиента)

Във фактурата трябва ясно да бъдат посочени както данните за Вашата фирма, така и данните за клиента. Договорените условия на Вашата транзакция също трябва да бъдат правилно попълнени във фактурата.

Ето списък с реквизитите, които трябва да присъстват в една фактура:

• Фирмени данни и адрес на вашия клиент
• Вашите фирмени данни, адрес и информация за контакт
• Начини на плащане
• Дата на фактурата
• Краен срок за плащане
• Обща цена на доставената услуга/продукт плюс ДДС. Ако е предложена отстъпка, отбележете и нея.

Регистрирай акаунт

Нашата програма за фактуриране има всички необходими изисквания за фактуриране, от които се нуждаете. Нашите бланки за фактури са професионално изработени и внимателно изготвени, за да направят фактурирането Ви бързо и лесно. Ние предоставяме гъвкави, интелигентни и ефективни услуги за фактуриране чрез нашия софтуер. Всичко, което трябва да направите, е да се регистрирате безплатно и да ни позволите да обработваме Вашите фактури още днес.

*Опцията е достъпна само за регистрирани потребители.